Beschreibung der Verwaltungskomponenten des ask23-User-Login

(Abbildung Login-Formular)

1. Administration der Userverwaltung

2. Users

: 2.1. Aus der Perspektive des Selbst-Registrierens

3. Groups

4. Widgets

5. Areas

6. Activity Log

7. Feedbacks

: 7.1. Aus der Perspektive des Feedback-Gebens

8. Exports

(Beispielabbildung der Start-Seiten-Ansicht Administration)

Administration der Userverwaltung

Die Funktionen zur Userverwaltung sind über die eigene Profilseite zu erreichen https://ask23.hfbk-hamburg.de/user/login (einloggen!) und sind nur für team, dev bzw. admin zugänglich

Zugang zur Administration rechts oben auf der Profilseite

Startseite Userverwaltung

Users

In dieser Rubrik sind alle ask-User aufgeführt. Durch Klicken auf >>All Users (weiter unten) können sämtliche User angezeigt, gefiltert und gesucht werden.

Die User-Übersichts-Tabelle v.l.n.r.:

Alle Profilnamen sind aufgeführt. Beim Klicken auf den Profilnamen (ganz links) wird das jeweilige Profil angezeigt, wie es auch für UserIn angezeigt wird.

Zuordnungen, Status und Logbewegungen sind aufgeführt. Von hier können auch die einzelnen Gruppen angeklickt werden, denen die User zugeordnet wurden.

Unter "Aktionen" können Profildetails angeklickt und editiert werden.

Einzelne Logbewegungen (Log) können angesehen und überprüft werden.
- Logbewegungen sind farblich gekennzeichnet:
  - grau: Login und Logout der User
  - grün: Passwort erstellen, Profilaktivierung und Gruppenzordnungen
  - rosa: gelöschte Profile

ausführlich weiter unten beschrieben bei Acitviy Log

User-Profile können via Bleistiftsymbol: editiert werden
- Editiermöglichkeiten User-Profile:
  - Zuordnung zu einer Gruppe
  - Zuordnung bestimmter Teil-Rechte über "Usergroup" und "Adminrights for Area" => Archivbereiche
  - Aktivieren, Verstecken und Deaktivieren eines Profils
  - Einstellen der Gültigkeitsdauer des Profils (i. d. R. 6 Monate)
  - Notizen
  - Änderungen werden mit "Update" gespeichert
  - Mit "Preview Profile" kann das geänderte Profil, so, wie UserIn es sieht, überprüft werden
  - Mit Klicken auf "All Users" geht es zurück zur Startseite Userverwaltung

Einzelne Profile können gelöscht werden via rote Markierung:

UserInnen können auch kreiert werden:
- Klicken auf All Users und scrollen nach ganz unten, dort auf New User und dort weiter wie in Editiermöglichkeiten User-Profile.

Aus der Perspektive des Selbst-Registrierens

Groups

Hier sind alle User-Gruppen und Spezialgruppen mit Namen, Beschreibung, Anzahl der Gruppenmitglieder und weiteren Details aufgeführt. Editieren erfolgt wie oben mit , Löschen mit

Editiermöglichkeiten Groups:
- Titel und Namen der Gruppe
- Beschreibung der Gruppe
- Informationen zur Gruppe
- Status und die Möglichkeit die Gruppe zu sperren (Disable)
- Änderungen werden mit "Update" gespeichert
- über "Back" geht es zurück zur Startseite Userverwaltung
- "Details" gibt zusätzlich Auskunft über Gültigkeitsdauer, Notizen und Status, auch hier Editiermöglichkeiten

Editiermöglichkeiten Special-Groups:
- Titel und Namen der Spezial-Gruppe (wichtig!)
- Beschreibung der Spezial-Gruppe (wichtig!)
- Informationen zur Spezial-Gruppe, die im (Beispiel) Begrüßungstext der Profilseite eines Gruppenmitgliedes angezeigt werden. (Voransicht über Klicken auf "Show" unten links)
- Status und die Möglichkeit die Spezial-Gruppe zu sperren (Disable)
- Gültigkeitsdauer (in der Regel 6 Monate)

Tokens werden automatisch für Spezial-Gruppen generiert.
- Wichtig zu Token: die Register-URL, die das jeweilige Spezial-Gruppen-Token enthält, muss an diejenigen User per e-mail gesendet werden, die eine gemeinsame Gruppe bilden sollen (z. B: die Teilnehmenden eines Seminars). Die Selbstregistration erfolgt über diese Register-URL.
- Zum Kopieren der Register-URL mit rechter Maustaste auf "Register-URL" und dann auf "Link-Adresse kopieren" klicken und in die e-mail kopieren.
- z. B. ist bei der Gruppe "Übung/Seminar: Das Handwerk der Theorie" die Register-URL: https://ask23.hfbk-hamburg.de/user/register/n9_JGLVrahhyEYo6CRK1
- Die Selbstregistration erfolgt dann über das bekannte Formular, mit dem Unterschied, dass es in der Url das Token trägt. Dadurch ist eine automatische Spezial-Gruppenzuordnung in der Userverwaltung möglich.

Editiermöglichkeiten User-Profile:
- Durch Klicken auf die verlinkten Usernamen können auch von hier die einzelen Profile editiert "edit account" und angesehen "Preview Profile" werden.
- Änderungen werden mit "Update" gespeichert
- Mit "Back" geht es zurück zur Startseite Userverwaltung

Eine neue Gruppe kreieren:
- Scrollen nach ganz unten, Klicken auf New Group, dann vorgehen wie in 2. Special-Groups-Editiermöglichkeiten

Widgets

Widgets sind Komponenten einer Benutzeroberfläche. In diesem Fall erscheinen die Komponeneten auf der (Beispielabbildung) Profilseite.

In der Tabelle sind (v.l.n.r.) die einzelnen Widgets benannt, beschrieben, es ist ersichtlich, welcher Gruppe das Widget jeweils zugeordnet wurde, sie sind inhaltlich und den Status betreffend aufgeführt.

Editieren erfolgt wie oben unter "Action" mit , Löschen mit oder indem auf den Titel des betreffenden Widgets geklickt wird und von dort auf "Edit".

Editiermöglichkeiten Widgets:
- Titel
- Spalte und Position in der Spalte. Die Positionszahlen von 1 bis... entsprechen in der Regel der angezeigten Reihenfolge bzw. Spaltenanordnung. (ausprobieren!)
- Beschreibung
- Zuordnung zu einzelnen Gruppen (Haken)
- Auswahl des Typs

Inhalt:
- Abschnitte können mit <p> am Anfang und </p> am Ende des Textabschnitts erzeugt werden.
- Mit Text zu verdeckende Links werden gekennzeichnet durch: <a href=" am Anfang und ">TEXT</a> am Ende. z.B. <a href="http://ask23.hfbk-hamburg.de/draft/sammlungen">Sammlungen</a> wird zu Sammlungen
- Beispiel für eine Abschnittsgestaltung mit Weblinks: 1. Ansicht im Editierfeld 2. Frontansicht der entsprechenden Profilseite

Widget verstecken
Änderungen können mit "Update" gespeichert werden
Ansehen mit "Show"
Zurück zur Übersicht mit "Index"

Eine neue Komponente für Profilseiten anlegen:
- Ein neues Widget kann über New Widget erstellt werden. Dann weiter wie in Editiermöglichkeiten Widgets. Am besten zwischendurch ausprobieren durch Ansehen in einem Profil.

Areas

In der Tabelle "Areas" sind die einzelnen Archivbereiche detailiert aufgeführt und definiert. Auch wird ersichtlich, welche Gruppen einem Archivbereich zugeordnet wurden, d.h. welche Bereiche auf welcher Profilseite (Beispiel Profilseite Team) zu sehen sind. Die Positionszahlen links entsprechen von 1 bis... der angezeigten Reihenfolge.

Editieren erfolgt wie oben unter "Action" mit , Löschen mit

Editiermöglichkeiten Areas:
- Kurzbezeichnung
- Name des Archivbereichs
- Festlegen der Position in der Übersicht
- Beschreibung des Archivbereichs
- Info URL
- Anzahl der Ressourcen
- Inhalt Dateityp
- Festlegung Gruppen bzw. Profilseiten in denen der Bereich angezeigt werden soll (z.B. Testgebiet nur für Admin. und Team sichtbar; Seminartexte nur für Seminar-Gruppen etc.)

Einen neuen Bereich für Profilseiten anlegen:
- Mit Klicken auf New Area kann ein neuer Archivbereich in die Profile eingefügt werden. Weiter wie Editiermöglichkeiten Areas.

Activity Log

Unterhalb des Buttons "Activity Log" wird angezeigt, wann das letzte Log-Ereignis stattgefunden hat.

In der "Activity Log"-Liste sind sämtliche Logbewegungen nach Datum aufgelistet
Einzelne Logbewegungen (Log) können nachvollzogen und die Profile überprüft bzw. bearbeitet werden.
- Anzahl der Loginversuche und in Klammern fehlgeschlagene Loginversuche
- Die Logbewegungen sind farblich gekennzeichnet:
  - hell- und dunkelgrau: Login und Logout aller User
  - dunkelgrün: Account / Passwort wurde erstellt
  - hellgrün: Profilaktivierung und Gruppenzordnungen
  - rosa: gelöschte Profile
  - gelb: hier ist der Cursor zur Zeit

Beispiel (Ausschnitt):

Feedbacks

"Feedbacks" gibt eine detaillierte Übersicht der Nachrichten, die über ein Feedbackformular an ask23 gesendet wurden. (Datum, e-mail-Adresse des Absenders, Text, Archivbereich und Ressource, von der aus das Feedback kommt, Bearbeitungsstatus)

Bearbeitungsmöglichkeiten:
- Filterung nach Archivbereichen
- Es wird in den meisten Fällen sinnvoll sein, das Feedback individuell zu bearbeiten bzw. zu beantworten.
- Bearbeitungsvermerk "beantwortet" oder "spam"
- Löschfunktion

Aus der Perspektive des Feedback-Gebens

Exports

"Exports" bietet die Möglichkeit, Archivbereiche nach Auswahl bestimmter Metadaten in .csv-Dateien (Tabellenformat) zu exportieren. Nach Klicken auf "Exports" werden zwei verschiedene Hauptfunktionen angezeigt.

1. Erstellen einer neuen Exportvorlage (Datenexport) nach Klicken auf Neue Exportvorlage

Vorbereitung Datenexport:
- Dateiname der neuen Vorlage festlegen
- Archivbereich, aus dem eine Vorlage erstellt werden soll, auswählen
- alle Metadaten auswählen, die erfasst werden sollen (mit Hochstelltaste Shift und Anklicken der gewünschten Metadaten)
- evtl. eine Notiz zur Tabelle anlegen
- auf "Anlegen" bzw. "Abbrechen" klicken
- zunächst wird eine Vorschau mit allen angewählten Daten erstellt, die dann als .csv-Datei extern gespeichert werden kann.
  - im oberen Bereich der Vorschau befindet sich die Daten-Auflistung
  - im unteren Bereich befindet sich die selbe Auflistung im bib.tex -Format BibTeX (WikiPedia)
- Die Vorschau kann vor dem Speichern nochmals bearbeitet werden.
Auf "Export" klicken, einen Speicherort wählen

2. Bearbeiten von bereits gespeicherten Exportvorlagen

Bearbeitungsmöglichkeiten
- Bearbeiten mit
- Löschen einer Vorlage mit
- Vorschau erstellen mit "Preview" evtl erneut bearbeiten, etc.

Beispiel (Ausschnitt aus einer Vorschau, oben Liste, unten bib.tex-Format):

Beipiel nach Auswahl der Metadaten "Position" und "Ordner" (CSV-Datei in Open-Office-Tabellendokument angezeigt):